さきちゃんとミーティング

今日は業務の効率化を図るためにインターン生のさきちゃんとミーティングを行った。前回、現在どのような業務があるのかを洗い出し、その中から改善できる部分を話し合った。具体的な改善箇所は、契約や決済の案内(お客さまへ日時や場所、持ち物等を通知)の際に送る文章を、一人一人文章を作って送っていた為、フォーマットを作ってもらうこと。また、決済時のお金の流れなどもわかりやすいフォーマットを作ってもらうことになった。

まずはこれまでにお客さまに対して送っていた文章をさきちゃんに見てもらい、伝えたいことを理解してもらった。文章と紙での説明となったが、理解の早さに彼女の優秀さを感じた。また、このように話し合っている内容も、社員が共有出来るGoogleドキュメントにすぐまとめてくれる。インターン生の立場でありながら、ここまでの手際の良さ、仕事っぷりに感銘を受けた。

頭ではわかっていたけど、、、

別の仕事があり、外出して会社に戻ると、早速ミーティングを行っていた内容がまとめられていた。完成のイメージや、どのような状況で送るフォーマットかなどが綺麗に整理されていた。自分の考えていたイメージ通りに、パターンも分かれており、参考資料として渡した書類なども添付され、間違いなく効率化を図れると感じた。

前から自分でも、このようなものを「一度作れば楽になる」とは頭で感じていたものの、目の前のことをやるのが精一杯になってしまっていた。このようなきっかけを作ってもらわないと、いつ取り組んでいたかもわからない。改善を考えてもらい、高いクオリティで手伝ってもらえるのは本当にありがたい。正直、今回の業務は彼女にとって良い経験になっているかはわからないが、少しでも次に活かしてもらえると嬉しい。就職したら、更に優秀でたくましいさきちゃんになると思うと、将来が楽しみです。

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