さらに昨日に引き続き

「きょうか明日にはご入居者さんに更新案内をお送りするかな」と考えていると、ちょうど更新案内をお送りするタイミングのご入居者さんからお電話をいただきました。「更新がそろそろだと思うので、いつ位に更新書類を送っていただけますか？」とのことでした。更新のタイミングでいつもお電話いただく方で、今回もお電話いただいたようでした。「本日発送予定です」とお伝えして、昨日に引き続き『更新案内』の雛型書類を作成していきました。

 

昨日更新案内については作成していたのですが、１日空けて改めて昨日作ったものを見て、なんとなく親切心が薄いなと感じたところから直していきました。物件名と更新満期日を上部に持ってきて、大事な更新後の賃料と更新費用を二重線で囲みました。『条件付き書式』『データの入力規則』、この２つが非常に優秀なので、余白にリストを作成、色付き、プルダウンを設定。かなり助かっています。

 

手書きは手間がかかるので

お次は『更新覚書』。こちらも全く洗練されていないので、『賃貸借承継確認書』を参考にして、見やすく配置をしていきました。とはいえ案内文に比べたら『更新する方に書いてほしい書類』なのでそこまで気は使わないので、こちらも見やすく構成して終了。そして『内容確認書』。ご入居者さんと同居の方、また緊急連絡先・連帯保証人の方の内容に変更があったら書いてほしい書類なので、こちらも案内文同様にわかりやすく書きやすく構成していきました。

 

更新書類が完成すると、発送です。ソフトではラベル印刷があり便利ですが、Ｅｘｃｅｌでは当然ナシ。手書きだと時間が掛かる上に書き損じがあるとロスが出てしまいます。ならばと案内文に宛名を新たに配置。そこから宛名を集約して、自前のラベル印刷を作成。最後に封筒に張り付けました。
「これで次回からは便利になるかな」と思ったところで、本日の日報は終わります。

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