いつもの事務ＬＩＮＥにて

『領収書の作成お願いします』と昨日ＬＩＮＥが入り、作成する件数が多いので「さてどう作成しようか」と考えながら昨日を終えました。きょう出社して、昨日と同じく、どう効率的に簡単に作成しようかと考えました。株式会社ＴｗｉｎＣｏｍｐａｎｙでの領収書は、作成しやすいように精算書と連動させてあり、個人的には使用しやすく作成してあります。今回はＬＩＮＥと一緒に精算書をＰＤＦでもらったので、領収書のみでの作成です。

通常一件一件Excelを作成して、売買代金・管理費・修繕積立金・賃料などでタブを分けて作成して保存しています。ですが、どうにも時間がかかりそうだし、確認と間違えたときの直しにも時間がかかりそうだと思い、新たに今回の領収書用にExcelを作成することにしました。宛名が同じなのでなせる技です。とはいえ、今回だけの使用なのでそこまで小難しくないものを作成します。

 

１物件１タブで

まずはインボイスですが、今回は弊社だけの対応でした。そして既存のExcelの領収書に手を加えていきます。１物件１タブにして、通常は１タブに１枚の領収書のところ、１タブに複数ページで売買代金・管理費・修繕積立金・賃料などを入れ込み。物件住所と物件名を１ページ目に入れたら残りのページも反映させて但し書きのみ変更。印刷範囲外に小計・合計金額を表示させ、もらったPDFとの金額を手間なく確認できるように数式で設定。１物件目の作成に少し時間がかかりましたが、２件目からはタブを作り物件住所と物件名を変える位で作成し終わりました。

作成後の確認は１物件のタブを上から下までPDFと照らし合わせて間違いないかをチェックして次の左タブへ。全てチェックし終えたら、印刷して印紙・捺印・控えをとって終了です。
「思ったよりも早くできた！」と思ったところで、本日の日報は終わります。

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